Löydä yrityksellesi sopiva kuvertterointikone

Kuvertterointikoneet ammattimaisessa postinkäsittelyssä

Monissa yrityksissä kirjeiden manuaalinen taittaminen, kokoaminen ja kuvertterointi on edelleen arkipäivää. Aluksi yksinkertaiselta vaikuttava tehtävä sitoo käytännössä säännöllisesti arvokasta työaikaa – erityisesti silloin, kun yhtä lähetystä kohden on käsiteltävä useita asiakirjoja tai päivittäin kertyy suuria määriä postia.

Lisäksi manuaalisessa käsittelyssä virheitä syntyy helpommin. Sivut menevät sekaisin, liitteitä puuttuu tai arkaluonteiset kirjeet päätyvät väärään kuoreen. Erityisesti laskujen, sopimusten tai henkilötietoja sisältävien asiakirjojen kohdalla tämä on paitsi ikävää myös kriittistä.

Kuvertterointikoneet puuttuvat juuri tähän. Ne automatisoivat toistuvan prosessin postinkäsittelyssä ja auttavat tekemään työstä tehokkaampaa, turvallisempaa ja paremmin suunniteltavaa – riippumatta siitä, onko päivittäisiä lähetyksiä 30, 100 vai useita satoja.

Kuvertterointikoneen toimintaperiaate

Kuvertterointikone hoitaa työvaiheet, jotka muuten tehtäisiin käsin: lajittelu, taitto, kuoreen asettelu ja sulkeminen. Yksittäisten arkkien kokoamisen ja kuoreen laittamisen sijaan prosessi tapahtuu automatisoidusti yhtenä työnkuluna.

Mallista riippuen voidaan yhdistää erilaisia toimintoja. Näihin kuuluvat muun muassa useiden sivujen automaattinen kerääminen, erilaiset taittotavat, asettelu kuoreen sekä turvallinen sulkeminen. Tehokkaammat järjestelmät voivat lisäksi syöttää liitteitä, lukea viivakoodeja tai siirtää valmiit lähetykset suoraan frankeerauskoneelle.

Arjessa tämä tarkoittaa: vähemmän manuaalista työtä, tasainen laatu ja selkeästi jäsennelty, toistettava postinkäsittely.

Missä kuvertterointikoneita käytetään arjessa

Kuvertterointikone ei ole kiinnostava vain suurille postitiloille. Käytännössä myös pienemmät tiimit hyötyvät, kun postinkäsittely sitoo säännöllisesti aikaa tai yhtä lähetystä kohden on käsiteltävä useita asiakirjoja.

Tyypillisiä ovat esimerkiksi yritykset, jotka lähettävät säännöllisesti laskuja tai tarjouksia, asianajotoimistot ja tilitoimistot, joilla on korkeat vaatimukset luottamuksellisuudelle, kiinteistönhallintayritykset, joilla on toistuvaa kirjeenvaihtoa, tai henkilöstöosastot, jotka lähettävät palkkalaskelmia ja sopimusasiakirjoja. Myös yhdistykset ja organisaatiot, joilla on säännöllistä jäsenviestintää, kuuluvat joukkoon.

Myös markkinoinnissa kuvertterointikoneita käytetään esimerkiksi kampanjakirjeissä tai personoiduissa asiakaskirjeissä. Ja kaikkialla, missä samanlaisia lähetyksiä syntyy säännöllisesti suuria määriä, automaatio tuo selkeää etua: tasainen laatu, vähemmän virheitä ja huomattavasti vähemmän manuaalista työtä.

Miten löydetään sopiva ratkaisu?

Kuvertterointikoneen valinnassa ei ole kyse tehokkaimman laitteen ostamisesta. Oikea ratkaisu riippuu vahvasti yksilöllisestä arjesta.

Tärkeitä kysymyksiä ovat esimerkiksi: Kuinka monta lähetystä tulee säännöllisesti? Ovatko ne yleensä yhden sivun vai useamman asiakirjan lähetyksiä? Tarvitaanko liitteitä? Mitä formaatteja ja kuoria käytetään? Ja kuinka tärkeitä ovat turvatoiminnot, kuten kaksinkertaisen arkin tunnistus?

Myös käytettävyyttä, huoltoa ja palvelua ei pidä aliarvioida. Kone, joka teknisesti pystyy paljon mutta on arjessa hankala käyttää, tuo pitkällä aikavälillä vähän hyötyä. Hyvät ratkaisut erottuvat ennen kaikkea kaikkea luotettavuudellaan ja sillä, että ne integroituvat helposti nykyisiin prosesseihin.